Cómo implantar una cultura colaborativa

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* Por Sonsoles Lumbreras, especial desde Londres

El pasado 24 de mayo se celebró en Londres la ‘Social Workplace Conference’, donde se debatió sobre cómo construir una cultura social colaborativa en las organizaciones, así como los retos y dificultades para conseguirlo.

Angela Ashenden, analista principal de MWD Advisors, explicó cómo la creación de una cultura colaborativa puede ayudar a conseguir mejores resultados para la compañía. Para Ashenden, una mejor colaboración en el trabajo es sinónimo de la puesta en común de conocimientos,  la innovación, apoyando a los equipos dispersos geográficamente y construyendo relaciones entre los trabajadores.

Ashenden también advirtió sobre los principales obstáculos para conseguir una cultura colaborativa, como el excesivo uso del e-mail como principal herramienta de comunicación interna, la oposición de los directivos para la implantación de nuevas herramientas de colaboración, así como la falta de información sobre las ventajas de su uso por parte de los empleados. “Puedes enseñar a la gente cómo utilizar estas nuevas herramientas de colaboración pero también tienes que alimentar su naturaleza colaborativa”, afirmó Ashenden.

Durante su intervención, Ashenden también destacó que el objetivo para las empresas no debe ser implementar nuevas herramientas tecnológicas, sino cambiar el modelo empresarial para dar la bienvenida a estos nuevos medios de colaboración interna. Ashenden también dio algunos consejos a la hora de establecer el uso de estos nuevos medios, como evitar crear nuevos silos de información, no reemplazar totalmente el uso del correo electrónico, tener en cuenta que estas herramientas no son siempre la opción más económica y evitar la introducción de demasiadas herramientas al mismo tiempo. Otros importantes factores a tener en cuenta, según Ashenden, son planificar una estrategia de implantación a largo plazo, conseguir el apoyo de los directivos para promover el uso de estas herramientas, así como identificar y entender la resistencia a usarlas por parte de parte de los empleados.

Alan Pelz-Sharpe, principal analista en ECM & Enterprise research, habló sobre las razones por las que muchos proyectos informáticos relacionados con la colaboración interna fallan. “El 68% de este tipo de proyectos fallan o alcanzan pocas expectativas”, afirmó Pelz-Sharpe. Según este analista, algunas razones por las que la implantación de estas herramientas no alcanzan el éxito son la mala elección del producto informático, no adecuado a los objetivos del negocio; la excesiva ambición del proyecto y la falta de estrategia; la falta de educación y formación a los empleados sobre el uso de estas herramientas y el fallo al calcular los recursos necesarios para su implantación.

Microblogging interno

La ‘Social Workplace Conference’ también ofreció interesantes casos prácticos de empresas que han implantado nuevas herramientas internas de colaboración. Laurie Hibbs, director de RRHH de LexisNexis explicó cómo están usando Yammer (una herramienta de microblogging) para cambiar el tradicional estilo de información descendente dentro de la empresa. Hibbs destacó la importancia de crear una campaña de comunicación atractiva para lanzar Yammer, así como explicar en grupos a los empleados cómo usarla, ayudando así a su rápida adopción. El apoyo de los directivos, utilizando ellos mismos la nueva herramienta colaborativa, fue un aspecto clave para la extensión de su uso entre los empleados, explicó Hibbs.

LexisNexis utiliza este microblogging especialmente para lanzar información importante para los empleados, que no se publica por otros canales, animando a la participación. Uno de los aspectos más curiosos es la creación de una cuenta llamada ‘El Fantasma’, en la que se hacen preguntan incómodas que los empleados no se atreverían a decir públicamente en esta red. Otro aspecto positivo destacado por Hibbs fue que, desde el lanzamiento de este microblogging, se ha reducido la cantidad de e-mails internos en un 10%.

Intercambio de conocimientos y colaboración

Por su parte, Priya Banati, Jefa de Estrategia de colaboración en Accenture UK, explicó la forma en que su compañía impulsa el intercambio de conocimientos y la colaboración entre los trabajadores. Accenture utiliza herramientas como blogs, microblogs y vídeos, para que sus empleados pregunten dudas a otros colegas trabajando en distintas oficinas o compartan con ellos sus conocimientos. Para Banati, a la hora de implantar este tipo de herramientas, es fundamental tener un grupo de personas en la empresa que las gestionen de manera colectiva y animen a otros a participar. En Accenture, los empleados que más contribuyen son reconocidos y valorados. Banati también señaló que es necesario aceptar que no todo el mundo será activo en el uso de estos nuevos medios de colaboración, siendo fundamental tener expectativas realistas. En su intervención, Banati también subrayó una idea repetida varias veces durante la conferencia: “Para medir el éxito de estas nuevas herramientas, no debemos fijarnos en el retorno de la inversión, si no en el retorno de la participación”.

Finalmente, Rita Chambers, Directora de Comunication digital en Sodexo UK, habló sobre los cambios realizados en su Intranet, con el fin de mejorar su usabilidad. A raíz de distintos tests realizados entre los empleados, para ver cuáles eran las principales dificultades en el uso de la Intranet, Sodexo cambió su diseño para hacerlo más fácil, creando una navegación más intuitiva y añadiendo herramientas de colaboración. La inclusión de un nuevo motor de búsqueda, que ayuda a encontrar información más fácilmente, fue una de las principales mejoras. La nueva Intranet también incluye una encuesta rápida, una herramienta para hacer comentarios y otra para que los empleados compartan noticias. Según Chambers, tras incluir las mejoras en la Intranet han comprobado que los empleados usan más a menudo y de manera más fácil las nuevas herramientas. Finalmente, Chambers resaltó que el impulso a la colaboración entre los empleados en Sodexo, ha sido fundamental para generar resultados positivos para la compañía.

Sobre el autor

Sonsoles Lumbreras es consultora de comunicación en redes sociales y PR. Tras trabajar para diversas agencias de comunicación en España y estudiar un máster en Comunicación Corporativa en Londres, actualmente es freelance para distintas empresas de España y Reino Unido

Un comentario en “Cómo implantar una cultura colaborativa

  1. Muy interesante. Todo lo que sea fomentar el espíritu de colaboración siempre ha de ser bienvenido. Gracias por tu post.

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