Cómo configurar el «Fuera de la oficina» (Out of Office) en Gmail y Outlook

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Con la perspectiva de las vacaciones, muchos aprovecharán el descanso estival para desconectar del trabajo y, entre otras cosas, olvidarse por unos días o semanas de responder el correo electrónico. Pero esto puede propiciar una desagradable sorpresa cuando llegue la reincorporación a la oficina: una avalancha de correo pendiente.

Un correo electrónico automatizado con un mensaje del estilo «Estoy fuera de la oficina» avisará a los contactos de la ausencia vacacional

Gmail y Outlook disponen de sus respectivos mecanismos para establecer una respuesta automatizada en el correo electrónico que avise a los contactos de la ausencia cuando el buzón reciba un email. En este artículo te contaremos cómo puedes hacer para poner el «Out of Office» ahora que tomas tus vacaciones.

Cómo pone el Out Of Office en Gmail

Accediendo al menú ajustes mediante el icono del engranaje se selecciona la opción Ver Todos los Ajustes-Respuesta Automática, donde se selecciona la opción Respuesta Automática Activada.

Aquí puede especificarse el periodo durante el que se enviará la respuesta automática así como el contenido del mensaje en el que se avise de que se está fuera de la oficina.

En la casilla correspondiente puede marcarse si se desea que la respuesta se envíe a todos los remitentes o sólo a quienes ya estén incluidos en la agenda de contactos.

En el caso de cuenta de Gmail pertenecientes a empresas o instituciones sí existe la posibilidad de seleccionar si la respuesta automática se envía a todos los remitentes o sólo a los que pertenecen a la misma organización.

Email mensaje

Gmail sólo envía la respuesta automatizada la primera vez que alguien envía un email, salvo si el mismo remitente vuelve a enviar un correo electrónico pasados cuatro días (y la respuesta automatizada aún no ha sido desconectada). En caso de modificar la respuesta automática también volverá a enviarse a cualquier remitente de un email entrante.

Cómo poner el «Fuera de la Oficina» en Outlook

En el menú Archivo, en función de la versión de Outlook de que se disponga, puede aparecer la opción Respuestas automáticas (Fuera de oficina) o no. En este segundo caso habría que acceder desde el menú «Complementos CDM deshabilitados y lentos» para activar las reglas para enviar este tipo de mensajes. En Outlook 2007 habrá que acceder a través de Herramientas-Asistente para fuera de Oficina.

Email mensaje

Una vez en la opción Respuestas Automáticas debe seleccionarse Enviar respuestas automáticas. Aquí puede establecerse un intervalo de fechas durante las cuales se producirá esta respuesta automática indicando la ausencia del trabajo.

Mensaje email

La pestaña Dentro de mi Organización es donde puede establecerse el mensaje automatizado que se enviará a cualquier remitente para indicar la ausencia, lo que puede incluir información sobre la fecha en la que se regresa al trabajo o incluso una dirección de email alternativa o un número de teléfono móvil para casos de emergencia. En esta pestaña también se selecciona a quién se enviará el mensaje, si sólo a otros miembros de la misma organización o a cualquier otra persona que envíe un email.

Antonio Rentero

Comunicador especializado en tecnología y cine. Jurista especializado en protección de datos. Curioso especializado en prácticamente todo.

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