Tanto en el ámbito corporativo, sobre todo ahora que se ha popularizado el teletrabajo, como en el terreno personal, trabajar con archivos PDF -acrónimo de Portable Document Format- tiene numerosas ventajas.
Se trata de un tipo de documento que fue creado por Adobe Systems, que permite el intercambio de comunicación de forma eficaz. Entre sus beneficios destaca que se puede abrir en cualquier ordenador, que mantiene el estilo sin perder el aspecto original del documento y que permite compartir grandes cantidades de información con un peso menor que un documento Word o que una presentación en PowerPoint, por ejemplo.
Sin embargo, para poder trabajar con PDF fácilmente necesitarás contar con algún programa que te permita reducirles el peso, modificarlos, convertirlos en otros tipo de archivos… En definitiva, que permita realizar cualquier acción que necesites, más ahora que la mayor parte de los usuarios trabaja desde casa y el flujo de intercambio de contenidos ha de ser constante y eficiente.
En este sentido, hemos estado probando no una aplicación, sino toda una suite de herramientas que permiten ser más productivo y trabajar de forma inteligente con documentos de este tipo. Se llama SmallPDF y te permitirá realizar todo tipo de acciones con los archivos PDF. Al funcionar en el navegador, no tendrás que instalar ningún programa en tu equipo, y podrás emplear SmallPDF cómodamente emplees el sistema operativo que emplees, con sólo acceder a su página web. Además, también tiene app para que puedas emplearla desde tu móvil si lo deseas. Sólo has de descargarla desde Apple Store para iOS o en Google Play para Android.
SmallPDF está compuesta por un total de 21 herramientas con las que podrás gestionar todo tu trabajo con documentos digitales de forma totalmente gratuita. Por ejemplo, incluye un compresor de archivos PDF que permite reducir el tamaño de los documentos haciéndolos más manejables. Su uso es muy sencillo y no lleva más de unos minutos. Lo único que hay que hacer es acceder a su web y seleccionar los archivos que queremos comprimir pulsando un botón. Si lo prefieres, también puedes arrastrarlos directamente sobre el cuadro rojo que aparece.
En solo unos segundos se comprimirá el archivo a 144 ppp -el proceso se realiza en la nube, por lo que no se consumen recursos del equipo- y el nuevo archivo quedará guardado en el ordenador sin perder un ápice de calidad. En cuestión de una hora, SmallPDF lo elimina de sus servidores, para total privacidad del usuario.
Esta es una de las soluciones que incluye el software de SmallPDF, pero hay muchas más y todas son igualmente sencillas de utilizar. Esta suite, por ejemplo, también posee conversores de PDF a otros formatos como PPT, Word, JPEG, Excel… y viceversa. En todos los casos, el proceso de conversión sólo requiere unos segundos. Basta con acceder a la web, elegir el conversor que se desea, seleccionar el archivo desde nuestro ordenador -o arrastrarlo hasta la caja de color- y pulsar sobre el botón. La conversión también se realiza en la nube, por lo que no se gastan recursos del equipo, y es totalmente gratuita.
Otros servicios de SmallPDF
SmallPDF, además de convertir y comprimir archivos, también ofrece otros servicios de interés, como puede ser la firma digital de documentos PDF. Tan sólo has de acceder a la web y seleccionar el documento que quieres firmar. Podrás crear tu propia firma electrónica con este software, cargándola desde tu dispotivo, tomando una foto de tu firma en un papel o dibujándola con la ayuda del ratón o trackpad de tu ordenador.
Además, con la herramienta eSign de SmallPDF, podrás invitar a hasta 100 personas a firmar el documento, indicándoles exactamente dónde tienen que firmar.
Junto a esta interesante herramienta, SmallPDF también posee una función para proteger tus PDF con contraseña y también para desbloquear y quitar la contraseña de los documentos que están bloqueados.
Insertar un icono PDF en tu web
Otro de los servicios que presta SmallPDF, y que no encontrarás en otros conversores online, es la posibilidad de insertar un icono PDF en tu web, para que tus visitantes puedan acceder a ese documento con facilidad. Lo que permite hacer es integrar el editor de PDF de SmallPDF en tu página web. Así, los usuarios podrán emplear todas sus herramientas sin salir de tu página, trabajando cómodamente con los PDF que en ella tengas alojados.
Esto se realiza de manera muy sencilla accediendo a la web de SmallPDF. Tan sólo has de seleccionar el enlace del PDF que quieres insertar, pegarlo en el convertidor de iconos PDF y copiar el código que te proporcionan en tu página web.
Como ves, emplear las herramientas de SmallPDF es tremendamente sencillo y te resultará un compañero de trabajo muy útil para gestionar todos tus documentos y comunicaciones con clientes, colegas y amigos. Además, puedes utilizar las 21 herramientas en la web de forma gratuita (con un máximo de dos documentos por día) pero si quieres trabajar con más, o tener acceso a funcionalidades adicionales -como por ejemplo, un compresor de mayor calidad- también puedes obtener un plan profesional o de negocios, con los que por muy pocos euros al mes podrás usar todas las funciones PRO, sin publicidad y con servicio de atención al cliente personalizado por si tienes cualquier duda o problema al emplear el servicio. Si te interesa, puedes probar los servicios premium de forma gratuita durante 7 días.
Son todo ventajas con SmallPDF. Una vez que lo pruebes, se convertirá en una de tus páginas web de referencia a la hora de trabajar con documentos PDF. Seguro que te hará más fácil tu labor cotidiana y el envío y recepción de documentación, ¡no dejes de probarlo!
Aprende a crear una contraseña para un PDF, también a crear una firma en PDF para documentos en Mac y mezclar dos o más archivos PDF.
