Un buen líder sabe que no puede hacerlo todo solo, por eso es importante que tenga claro lo que significa confiar en sus trabajadores.
La delegación de funciones es una habilidad clave para los líderes, gerentes y emprendedores, que consiste en asignar tareas y responsabilidades a otras personas, aprovechando sus capacidades y recursos. Una buena aplicación de esta herramienta permite optimizar el tiempo, mejorar la productividad, desarrollar el talento y fomentar el compromiso de los colaboradores.
Sin embargo, no estamos hablando de una tarea fácil, ya que implica confiar en los demás, comunicarse de forma efectiva y supervisar el desempeño. Para lograr una buena delegación de funciones, se pueden seguir estos 10 consejos:
1. Identificar qué tareas se pueden delegar
No todas las tareas son delegables, sino solo aquellas que no son esenciales o estratégicas para el líder, que pueden ser realizadas por otras personas con las competencias adecuadas y que no requieren una supervisión constante. Para identificar qué tareas se pueden delegar, se puede usar la matriz de Eisenhower, que clasifica las tareas según su importancia y urgencia.
Por ejemplo, se puede delegar a un encargado del proyecto, que a su vez elija a los colaboradores para que hagan tareas sencillas y específicas como trabajar en una página para hacer cuadro sinóptico, hacer los calendarios online, elaborar los mapas conceptuales, entre otras funciones.
2. Elegir a las personas adecuadas
No todas las personas son aptas para realizar las tareas que se quieren delegar, sino solo aquellas que tienen los conocimientos, las habilidades, la actitud y la disponibilidad necesarios. Para elegir a las personas adecuadas para delegar, se puede usar el modelo de Hersey y Blanchard, que define cuatro niveles de madurez de los colaboradores según su capacidad y motivación.
3. Definir los objetivos y los criterios de éxito
Para que la delegación sea efectiva, es necesario establecer los resultados esperados de la tarea, los indicadores de calidad y los plazos de entrega. Los objetivos y los criterios de éxito deben ser claros, específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales.
4. Explicar el propósito y el valor de la tarea
Es importante comunicar el sentido y la importancia de la tarea, tanto para el proyecto como para el desarrollo profesional del colaborador. Así se logra generar confianza, compromiso y responsabilidad en la persona que recibe la tarea.
Por ello, es una buena idea tener una reunión informativa donde ambas partes pueden conversar con claridad y donde quede claro lo que se debe cumplir, pero también la importancia de esta tarea para el equipo y la compañía.
5. Proporcionar los recursos y el apoyo necesarios
Para que sea viable delegar funciones, es imprescindible facilitar los recursos y el soporte que requiere la tarea, como el presupuesto, el material, el equipo o la información. También se debe brindar orientación, capacitación o asesoramiento al colaborador cuando lo necesite o lo solicite.
6. Establecer un sistema de seguimiento y control
Siempre es conveniente definir un mecanismo de monitoreo y evaluación del avance y del desempeño de la tarea, como reuniones periódicas, informes escritos o indicadores clave de rendimiento (KPI). El sistema de seguimiento y control debe ser equilibrado, sin caer en el exceso o en la falta de supervisión.
7. Dar feedback constructivo y reconocimiento
Es fundamental dar retroalimentación positiva y negativa al colaborador sobre su trabajo, resaltando sus fortalezas y sus áreas de mejora. El feedback debe ser oportuno, específico, objetivo y orientado a la acción. Asimismo, se debe reconocer y agradecer el esfuerzo y el logro del colaborador, recompensándolo con incentivos materiales o inmateriales.
8. Fomentar la autonomía y la iniciativa
Para empoderar al trabajador como parte de delegarle funciones, es recomendable promover su autonomía e iniciativa en la realización de la tarea, dándole cierto margen de libertad y creatividad para tomar decisiones o resolver problemas. Esto implica evitar la microgestión o la intromisión innecesaria en el trabajo del colaborador.
9. Asumir los riesgos y los errores
Siempre es necesario asumir los riesgos y los errores que puedan surgir en el desarrollo de la tarea, sin culpar o castigar al colaborador por los fallos o los imprevistos. Esto implica aceptar que la delegación implica una pérdida de control y un aprendizaje continuo, lo que es bueno para ambas partes.
10. Aprender y mejorar
Para que la delegación de funciones sea un proceso de mejora continua, es esencial aprender de la experiencia y aplicar las lecciones aprendidas en el futuro. Esto implica hacer una evaluación final de la tarea, identificar los aspectos positivos y negativos, recoger el feedback del colaborador y establecer planes de acción para corregir o potenciar los resultados.
Hay que tener en cuenta también que los errores más comunes están ligados estrechamente a los consejos que acabamos de dar. Por ejemplo, un proyecto tiene pocas posibilidades de tener éxito si no se define claramente la tarea y el resultado esperado, si no se elige a las personas adecuadas para las tareas específicas o si no se establecen plazos ni prioridades, entre otros factores.
Estos son algunos de los mejores consejos que se pueden seguir para lograr una buena delegación de funciones, pero ten en cuenta que cada caso y objetivo es diferente. Lo importante es adaptarse a las características y necesidades de cada líder, colaborador y tarea. De esta forma, se podrá aprovechar al máximo el potencial de las personas y los recursos disponibles.
