Qué es Microsoft Teams y cómo funciona

Microsoft Teams Logo

Teams es la aplicación de Microsoft para gestionar de manera colaborativa la actividad entre grupos de trabajo, tanto presenciales como híbridos. Permite unificar en una única plataforma distintas herramientas que facilitan la conexión, organización e información, independientemente de dónde se encuentren los integrantes del grupo de trabajo.

En la segunda mitad de 2023 Microsoft añadirá a Teams Premium nuevas capacidades basadas en la inteligencia artificial

Para ello aglutina distintas herramientas como:

-Chat: Permite intercambio de mensajes directos.

-Teams: Comunicación entre equipos y canales mediante conversaciones e intercambio de archivos.

-Calendario: En sincronización con Outlook coordina citas y reuniones.

-Aplicaciones: Busca aplicaciones ya conocidas y explora otras nuevas que permitan personalizar, simplificar y administrar la forma de trabajar.

Microsoft Teams presenta una opción gratuita y tres de pago. Las funciones de la versión sin cargo alguno son las siguientes:

Funciones gratis de Microsoft Teams

-Número ilimitado de reuniones online entre dos usuarios hasta 30 horas de duración

-Número ilimitado de reuniones online de grupos de hasta 60 minutos de duración

-Máximo de 100 participantes por reunión

-5 Gb de almacenamiento en la Nube por cada usuario

-Uso compartido de archivos, tareas y encuestas

-Datos cifrados para reuniones, conversaciones de chat, llamadas y archivos

Opciones premium de Microsoft Teams

En cuanto a la versiones de pago, existen tres modalidades:

-Microsoft Teams Essentials (3,40 euros por usuario al mes): Incluye todas las funciones presentes en la versión gratuita y además reuniones para grupos ilimitadas de hasta 30 horas, hasta 300 participantes por reunión y 10 GB de almacenamiento en la Nube por usuario. Este es el plan recomendado para la mayor parte de las empresas, que ya no podrán usar la versión gratuita de Teams.

-Microsoft 365 Empresa Básico (5,10 euros por usuario al mes): Incluye todas las funciones presentes en Microsoft Teams Essentials y además anotaciones colaborativas en las reuniones de Teams, subtítulos en directo en las reuniones (en más de 30 idiomas), grabaciones de reuniones de equipo con transcripciones, almacenamiento en la nube ampliado de 1 Tb por usuario y aplicaciones y servicios de Microsoft Office (Teams, Exchange, OneDrive, SharePoint, Outlook, Word, Excel y PowerPoint).

-Microsoft 365 Empresa Estándar (10,50 € por usuario al mes): Incluye todas las funciones presentes en Microsoft Teams Empresa Básico, a lo que se suma versiones de escritorio de aplicaciones de Office con características premium, hospedaje de seminario web, registro de asistentes y herramientas de informes y administración de citas de clientes.

Microsoft Teams

Microsoft Teams con Inteligencia Artificial

Además Microsoft ha añadido a la versión Premium de Teams una herramienta tan poderosa como la inteligencia artificial que proporciona GPT-3.5 especializada en reconocimiento y procesado de lenguaje natural. Con ello se añade una serie de nuevas capacidades como la de generar de manera automatizada notas, tareas o destacar lo más importante en reuniones. Para ello GPT-3.5 se vale entre otras cosas de plantillas, tanto predeterminadas como personalizables, lo que permite que incluso quienes no hayan estado presente en una reunión llevada a cabo a través de Teams Premium dispongan de una manera inteligente de este tipo de anotaciones y registros.

Con esto se facilita el aprovechamiento de las reuniones virtuales de una manera que resulta especialmente práctica y útil para quienes no puedan asistir a las mismas o a la totalidad de su desarrollo, bien por tener que atender otras tareas o por estar en zonas horarias distintas que puedan complicar o impedir la asistencia.

Así se obtiene un resumen final de la reunión pero también una transcripción completa en la que aparece destacada la parte correspondiente a cada uno de los intervinientes. La labor de GPT-3.5 se extiende incluso a ofrecer una guía de los asuntos que se han tratado en la reunión, segmentada incluso por «capítulos». También quedan señaladas las menciones a uno de los participantes que hayan efectuado otros interlocutores.

Otras novedades incluyen la posibilidad de registrar con marcas al agua los contenidos que se comparten durante las reuniones, para dotar de una mayor seguridad al uso que pueda hacerse de dichos materiales.

En la segunda mitad de 2023 Microsoft añadirá nuevas funcionalidades a Teams Premium relacionadas con este reconocimiento inteligente de los contenidos de las reuniones virtuales mantenidas a través de la plataforma. Otras que quedan restringidas únicamente a la versión de pago de Teams son:

-Subtítulos en tiempo real.

-Fondos personalizados para el Modo Reunión.

-Métodos de protección como marcas de agua y etiquetado de contenido inapropiado.

-Posibilidad de limitar a algunos participantes la capacidad de grabar las reuniones y copiar texto del chat.

El lanzamiento de Teams Premium reforzado con capacidades de IA lega poco después de que Microsoft anunciase una inversión multimillonaria (10.000 millones de dólares) en OpenAI, la organización desarrolladora de la popular IA ChatGPT.

Antonio Rentero

Comunicador especializado en tecnología y cine. Jurista especializado en protección de datos. Curioso especializado en prácticamente todo.

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