Una solución en la nube para gestionar los horarios de los trabajadores
Las empresas están obligadas a registrar diariamente la información de entrada y salida de sus trabajadores, sea cual sea su relación contractual -a tiempo indefinido, temporales, en prácticas…- tal y como establece la ley para controlar así el tiempo de trabajo que desarrollan, ya sea en las propias instalaciones o teletrabajando.
Ante esta nueva realidad, a todas las compañías, sean del tamaño que sean, se les presenta un reto: ¿cómo gestionar el control del horario de los trabajadores? No es fácil, y muchas necesitan una solución adaptable y escalable, que les permita crecer al mismo tiempo que aumentan su plantilla.
En este contexto, en el que llevar un control exhaustivo es fundamental y más teniendo en cuenta la diversidad de espacios de trabajo en un momento como el que nos encontramos, hemos estado probando una cuyo rasgo diferencial es el empleo del cloud computing para gestionar los horarios de los empleados: TicTac Software.
Llevar un control horario en la nube tiene la ventaja de que el responsable de Recursos Humanos o el director de la compañía puede acceder a toda la información desde cualquier lugar y en cualquier momento a través de la herramienta, siempre que disponga de un ordenador o cualquier dispositivo con conexión a Internet, pero el software que hemos probado tiene otra serie de ventajas adicionales.
Por ejemplo, el software permite la gestión independiente y controlada fácilmente de todas las sedes en las que opere la compañía. Por ley, es necesario tener un registro independiente por cada centro de trabajo, y desde la plataforma en la nube se pueden crear todas y que cada una lleve un control propio, como si fueran varias cuentas dentro de la misma aplicación.
Además, permite crear un fichero específico para cada uno de los trabajadores. Así, se les puede asignar a cada uno su horario y el centro de trabajo en el que tiene que desarrollar su tarea. En cada fichero se pueden incorporar informaciones básicas del usuario e incluso su fotografía, para llevar un mejor control.
Al estar toda la información centralizada en la nube, se pueden sacar informes por empleado, por jornada, por horas trabajadas, por centros de trabajo… y otras variables en cualquier momento. Además, si los fichajes se realizan desde las aplicaciones móviles, es posible conocer la ubicación del lugar desde el que se realizó el fichaje, lo que facilita la gestión del teletrabajo.
Por otra parte, en sus ficheros también se puede imputar fácilmente todos los tipos de ausencia: vacaciones, permisos, huelgas… que posteriormente se pueden ver de manera fácil y sencilla en un calendario. En el mismo se podrán visualizar los meses y las distintas incidencias que hayan ido ocurriendo. También se pueden sacar todo tipo de informes sobre ausencias de un trabajador en concreto, de los que pertenecen a un determinado centro de trabajo…
Además de todo esto, también se pueden imprimir tarjetas identificativas para cada usuario, con su fotografía y un código identificativo que, por ejemplo, se puede leer mediante código de barras. Así, se puede realizar el control presencial de forma más sencilla. Además, con el módulo «TicTac Fichaje», los usuarios pueden realizar el registro horario de entrada y salida desde cualquier dispositivo móvil. Y da igual qué sistema empleen para introducir la información, y todos los datos se consultan a través de la nube en cualquier momento y desde cualquier lugar.
