Ahora que la pandemia de coronavirus ha convertido el teletrabajo en una realidad forzosa en muchos casos, pero que también tiene muchas ventajas para el empleado y la compañía, es necesario contar con las mejores herramientas que permitan el intercambio de comunicación y documentación de una manera segura y eficaz. Entre todos los formatos de documentos que existen hay uno que presenta más ventajas que cualquier otro, el PDF, y en este artículo te vamos a contar por qué.
Para poder trabajar con eficacia con este tipo de documentos necesitarás en más de una ocasión un compresor como FormatPDF, que te permita reducir el peso de un documento PDF de forma sencilla para, después, realizar cualquier acción que necesites en este nuevo contexto de «burocracia digital» en el que vivimos y trabajamos
Pero… ¿por qué el PDF es el mejor formato para trabajar en este nuevo contexto de “burocracia digital” en el que tenemos que enviar constantemente documentos a compañeros, proveedores, clientes…? El PDF -acrónimo de Portable Document Format- tiene muchas ventajas.
Se trata de un formato de almacenamiento de documentos que fue creado por Adobe Systems pero que es el más utilizando para el intercambio y presentación de información que se comparte en Internet. Tanto grandes empresas como pequeñas compañías lo utilizan para compartir documentos online por varios motivos.
Uno de ellos es que se puede abrir con cualquier ordenador, emplee el sistema operativo que emplee, manteniendo el aspecto original del documento. Así las cosas, no se producen saltos de línea, cambios en el tipo de letra… si lo abres con una versión distinta a la que fue creado, como puede ocurrir con los documentos .doc de Word. No tendrás que instalar nuevas fuentes ni contar con programas adicionales. Con PDF, el documento que recibes y abres, o que envías, siempre conserva su aspecto exacto y será visualizado correctamente.
Quien recibe el PDF, además, no puede realizar modificaciones o ediciones sobre el mismo, por lo que siempre garantizarás que queda como fue creado. Eso a no ser el autor conceda permisos de acceso y privilegios restringidos para modificar el documento. Es decir, siempre tiene control sobre la documentación que se comparte. De la misma manera, no importa con el sistema operativo con el que se trabaje para editar o modificar el documento, pues el resultado siempre es el mismo y se conserva en el PDF.
Pero hay más razones para emplear PDF. Por ejemplo, el peso del documento. Un Excel de gran tamaño o una presentación en PowerPoint ocupará muchos MB de espacio. Esto quiere decir que para enviarla a un compañero o un cliente quizá tengas que comprimirlo, dependiendo de las características de tu sistema de correo corporativo, o quizá tengas que recurrir a un compresor online de envío de archivos.
Sin embargo, si conviertes el documento a PDF, verás que se reduce considerablemente su tamaño y podrás enviarlo fácilmente a través de tu email. Esto es posible porque la capacidad de almacenamiento de un documento en PDF puede ser hasta seis veces superior que la de otros formatos. Por esto, si vas a compartir grandes presentaciones, catálogos, bases de datos… y otros archivos muy pesados, lo más recomendable es que los pases a PDF y los envíes así. Pesarán mucho menos y además, serán abiertos en cualquier ordenador o dispositivo conectado, conservando su formato original.
