Diferencias entre «Reunión» y «Seminario web» en Zoom

Zoom, la app para realizar videollamadas más empleada en el mundo, sobre todo después de los meses de cuarentena por la pandemia de coronavirus, cuenta con dos modalidades para desarrollar eventos, una llamada «Reuniones» y otra llamada «Seminario Web». Aunque ambas sirven para conectar personas a distancia a través de Internet, su funcionamiento, propósito, herramientas e interacciones, son completamente diferentes.

Las reuniones en Zoom se inician para eventos tipo clases, discusiones, foros, talleres… mientras que un seminario web es para realizar actividades multitudinarias como conciertos, celebraciones, compartir información al personal de una empresa…

Las reuniones o «meetings» sirven para crear eventos más interactivos, donde la participación de los asistentes es bidireccional. Se usan más para efectuar videollamadas grupales, clases virtuales, demostraciones de ventas, dar formaciones, talleres, tutorías en línea… en las que la comunicación puede fluir sin limitaciones. Además, solo hay tres roles el de anfitrión, coanfitrión y participante.

El seminario web o webinar, sin embargo, se usa para eventos multitudinarios, donde el anfitrión requiere tener un mayor control de la actividad. En esta modalidad hay dos roles, el de asistente y el de panelista, además del anfitrión y coanfitrión.

El foco de atención en estas reuniones está puesto en los conferenciantes, quienes se dirigen al público. La audiencia tiene limitaciones para abrir su micrófono o cámara web, intervenir en el chat o incluso hacer una pregunta. Es la opción más recomendada para grandes eventos dentro de una empresa, conciertos, celebraciones, entre otras.

Características de una Reunión o Meeting en Zoom

Para hacer una videollamada bajo la modalidad de Reunión en Zoom, el usuario puede tener tanto una cuenta gratuita o como pagar una licencia Pro o Business. Las características más importantes que se puede realizar con este formato son:

-El participante solo puede ser asistente o invitado, y puede activar o desactivar su micrófono y cámara siempre que el anfitrión lo permita.

-Se pueden compartir archivos a través de chat de Zoom siempre y cuando la opción esté habilitada para los asistentes.

-Todos pueden compartir pantalla y tener acceso a la pizarra interactiva, siempre y cuando el anfitrión lo habilite.

-Cuenta con una sala de espera para que los asistentes, al ingresar al evento, permanezcan hasta que se les de acceso a la reunión. De esta forma, el anfitrión puede filtrar quién entra y quién no.

-Se pueden ofrecer la opción de registro a través de un formulario a los asistentes.

-Permite crear salas de grupos pequeños de hasta 50 sesiones con un máximo de hasta 20 personas por sala.

-Están habilitadas las reacciones con emojis para aplaudir, enviar un pulgar hacia arriba, una cara de risa, entre otros.

-El chat se puede usar en las reuniones para que los asistentes se comuniquen entre sí o con el anfitrión directamente.

-Se pueden hacer encuestas y votaciones, y se puede grabar una reunión en Zoom.

-Permite hacer transmisiones en vivo para usuarios con licencia a través de YouTube Live, Facebook Live o cualquier otro servicio de transmisiones en vivo.

-Permite destacar vídeos de los panelistas mientras hablan para que la audiencia se enfoque únicamente en ellos.

En esta modalidad de reuniones de Zoom, el número máximo de participantes es 1.000. Para reuniones con una mayor cantidad de personas es necesario recurrir a un seminario web.

Características de un Seminario Web o Webinar

Para realizar un seminario web en Zoom el usuario debe tener una cuenta con licencia premium y adquirir, bajo un sistema de complemento, la función de webinar. En estos eventos la cantidad de asistentes que pueden ingresar varía, entre un mínimo de 100 y un máximo de 10.000 personas. Estas son sus características más importantes:

-Los asistentes son las personas que ingresan al evento a ver y escuchar la información. Sus micrófonos, cámara web y acceso al chat están limitados por el anfitrión, que es el único que puede habilitar estas funciones. Por otras parte, el panelista es el o los conferenciantes que darán la charla. Ellos tienen el control de sus micrófonos y cámaras, previa autorización del anfitrión.

-Hay un módulo especial para realizar preguntas y dar respuestas que se configura como medio de interacción entre los panelistas y los asistentes. Se puede configurar para que las preguntas y respuestas solo sean vistas por los panelistas o por todo el público. Aunque existe el chat, este se puede bloquear para que solo los panelistas y el anfitrión escriban, y los asistentes solo verán los mensajes sin poder interactuar.

-Para ingresar al seminario web es necesario un enlace de registro previo o, como mínimo, una contraseña. Sin embargo, el formulario de inscripción cuenta con más detalles. Por ejemplo, tiene espacio para colocar logos de marcas y patrocinadores. Además, se integra con un botón de PayPal para que los asistentes paguen la entrada al evento en caso de no ser gratuito.

-Se pueden configurar correos personalizados que son enviados a los asistentes cuando se registran en el enlace del evento. También, se puede programar el envío de correos recordatorios una semana, un día y una hora antes del evento. Hay correos personalizables para los panelistas y correos de agradecimiento tanto para los que asistieron como para los que no. Todo esto es automatizado.

-No permite crear salas pequeñas ni compartir archivos por el chat, pero si se pueden destacar las cámaras encendidas de los panelistas cuando están hablando. También, se puede compartir pantalla, hacer transmisiones en vivo y encuestas al final del seminario web.

-No hay sala de espera y a medida que van ingresando los asistentes, estos entran directamente al evento sin previo aviso.

-Se pueden hacer encuestas y votaciones, y se puede grabar un seminario web en Zoom. Sin embargo, no hay acceso a las reacciones con emojis.